Der Schutz personenbezogener Daten und die Wahrung der Vertraulichkeit der von unseren Kunden verarbeiteten Informationen haben für CleverApprove (betrieben durch die Zitouni GmbH) einen hohen Stellenwert.
Mit dieser Datenschutzerklärung informieren wir über die Art, den Umfang und den Zweck der Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Nutzung von CleverApprove sowie der zugehörigen Website.
CleverApprove ist eine webbasierte Softwarelösung zur Erstellung, Verwaltung und Durchführung digitaler Freigabe- und Prüfprozesse. Nutzer können über die Plattform unter anderem Dokumente, Dateien und Inhalte zur Prüfung bereitstellen, Freigaben erteilen, Rückmeldungen austauschen und Prozesse nachvollziehbar dokumentieren.
Diese Datenschutzerklärung gilt für:
Wir verarbeiten personenbezogene Daten ausschließlich im Einklang mit den geltenden Datenschutzvorschriften, insbesondere der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und den ergänzenden nationalen Datenschutzbestimmungen.
Bei der Nutzung von CleverApprove können unsere Kunden eigene personenbezogene Daten sowie personenbezogene Daten Dritter innerhalb der Plattform verarbeiten, beispielsweise in Dokumenten, Dateien, Kommentaren oder Freigabeprozessen. Hinsichtlich dieser Daten handeln wir grundsätzlich als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO. Die Verantwortung für die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung dieser Daten sowie für die Erfüllung der Informationspflichten gegenüber betroffenen Personen verbleibt beim jeweiligen Kunden als Verantwortlichem.
Weitere Informationen zur Auftragsverarbeitung finden Sie im Abschnitt „Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO“ dieser Datenschutzerklärung.
Verantwortlicher für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:
Zitouni GmbH
Geschäftsführer: Nabil Zitouni
Hauptstr. 43
69190 Walldorf
Deutschland
E-Mail: support@cleverapprove.com
Website: www.cleverapprove.com
Für Fragen zum Datenschutz sowie zur Ausübung Ihrer Rechte als betroffene Person können Sie sich jederzeit unter der oben genannten Kontaktadresse an uns wenden.
Ein Datenschutzbeauftragter ist derzeit nicht bestellt, da die gesetzlichen Voraussetzungen für eine verpflichtende Bestellung nach Art. 37 DSGVO derzeit nicht vorliegen. Sollte künftig ein Datenschutzbeauftragter bestellt werden, werden dessen Kontaktdaten an dieser Stelle veröffentlicht.
Diese Datenschutzerklärung verwendet die Begriffe der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Soweit nachfolgend Begriffe verwendet werden, gelten die Definitionen des Art. 4 DSGVO.
Die wichtigsten Begriffe im Zusammenhang mit CleverApprove sind:
Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen.
Hierzu gehören beispielsweise Name, E-Mail-Adresse, Kontaktdaten, Benutzerinformationen oder Informationen, die sich auf eine bestimmte Person beziehen lassen.
Verarbeitung bezeichnet jeden Vorgang im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten, unabhängig davon, ob dieser automatisiert erfolgt oder nicht. Hierzu zählen insbesondere das Erheben, Erfassen, Speichern, Ordnen, Auslesen, Verwenden, Übermitteln, Einschränken oder Löschen von Daten.
Eine betroffene Person ist jede natürliche Person, auf die sich personenbezogene Daten beziehen.
Verantwortlicher ist die natürliche oder juristische Person, die über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung personenbezogener Daten entscheidet.
Die Zitouni GmbH ist Verantwortlicher für diejenigen personenbezogenen Daten, die wir selbst verarbeiten. Dies betrifft insbesondere Daten im Zusammenhang mit:
Bei personenbezogenen Daten, die unsere Kunden über CleverApprove einstellen oder im Rahmen ihrer eigenen Prozesse verarbeiten, entscheiden grundsätzlich unsere Kunden über Zweck und Umfang der Verarbeitung. Unsere Kunden bleiben daher Verantwortliche im Sinne der DSGVO.
Dies betrifft insbesondere personenbezogene Daten, die in Dokumenten, Dateien, Kommentaren, Freigabeprozessen oder sonstigen Inhalten enthalten sind.
Ein Auftragsverarbeiter verarbeitet personenbezogene Daten im Auftrag eines Verantwortlichen und ausschließlich nach dessen dokumentierten Weisungen.
Soweit unsere Kunden CleverApprove zur Verarbeitung eigener Inhalte und personenbezogener Daten nutzen, verarbeitet die Zitouni GmbH diese Daten grundsätzlich als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO.
Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich zum Zweck der Bereitstellung der CleverApprove-Plattform, der Durchführung von Freigabeprozessen sowie der technischen Ermöglichung der vom Kunden gewünschten Funktionen.
Ein Unterauftragsverarbeiter ist ein Dienstleister, der von einem Auftragsverarbeiter eingesetzt wird und personenbezogene Daten zur Erbringung bestimmter Leistungen verarbeitet.
Zur technischen Bereitstellung und zum Betrieb von CleverApprove können Unterauftragsverarbeiter eingesetzt werden. Hierzu gehören insbesondere:
Die eingesetzten Dienstleister werden sorgfältig ausgewählt und nur im erforderlichen Umfang eingebunden. Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage geeigneter vertraglicher Vereinbarungen und unter Einhaltung der datenschutzrechtlichen Anforderungen.
Die technische Infrastruktur von CleverApprove wird ausschließlich auf Servern in Deutschland betrieben.
Inhaltsdaten sind alle Informationen und Dateien, die Kunden oder Nutzer innerhalb von CleverApprove einstellen, speichern oder im Rahmen von Freigabeprozessen verarbeiten.
Hierzu können insbesondere gehören:
Diese Inhalte können personenbezogene Daten, vertrauliche Informationen oder – abhängig vom jeweiligen Anwendungsfall – auch besonders geschützte Daten im Sinne des Art. 9 DSGVO enthalten.
Die Zitouni GmbH verarbeitet diese Inhalte ausschließlich zur technischen Bereitstellung von CleverApprove und zur Durchführung der vom Kunden initiierten Freigabeprozesse.
Freigabeempfänger oder Prüfer sind Personen, die von einem Kunden eingeladen werden, bestimmte Inhalte innerhalb eines Freigabeprozesses einzusehen, zu kommentieren oder freizugeben.
Diese Personen können innerhalb oder außerhalb der Organisation des Kunden tätig sein.
Der jeweilige Kunde ist dafür verantwortlich, dass die Einladung von Freigabeempfängern sowie die Weitergabe von Inhalten an diese Personen datenschutzrechtlich zulässig ist.
Wir verarbeiten personenbezogene Daten ausschließlich zu den Zwecken, für die sie erhoben wurden, und nur soweit dies zur Bereitstellung, Verwaltung und Verbesserung unserer Leistungen erforderlich ist.
Die Zwecke der Verarbeitung unterscheiden sich danach, ob wir personenbezogene Daten als Verantwortlicher oder als Auftragsverarbeiter verarbeiten.
Als Betreiberin von CleverApprove verarbeiten wir personenbezogene Daten unserer Kunden, Nutzer und Interessenten insbesondere zu folgenden Zwecken:
Bereitstellung und Betrieb von CleverApprove
Wir verarbeiten Daten, um den Zugang zur Plattform zu ermöglichen, Benutzerkonten bereitzustellen und die technischen Funktionen von CleverApprove zur Verfügung zu stellen.
Registrierung und Verwaltung von Benutzerkonten
Wir verarbeiten Daten zur Erstellung und Verwaltung von Benutzerkonten, einschließlich der Verwaltung von Organisationen, Rollen und Berechtigungen.
Vertragsdurchführung und Kundenverwaltung
Wir verarbeiten Daten zur Durchführung und Verwaltung unserer Vertragsbeziehungen, einschließlich Kommunikation, Tarifverwaltung, Abrechnung und Rechnungsstellung.
Zahlungsabwicklung
Zur Verarbeitung von Zahlungen und Abonnements werden erforderliche Daten an eingesetzte Zahlungsdienstleister weitergegeben.
Kommunikation und Support
Wir verarbeiten Kontaktdaten und Kommunikationsinhalte, um Anfragen zu beantworten, technischen Support bereitzustellen und Nutzer über wichtige Informationen zu ihrem Konto oder der Plattform zu informieren.
Sicherheit und Stabilität der Plattform
Wir verarbeiten technische Informationen und Protokolldaten, um die Sicherheit, Verfügbarkeit und Funktionsfähigkeit von CleverApprove sicherzustellen sowie unberechtigte Zugriffe, Missbrauch und Sicherheitsvorfälle zu erkennen und zu verhindern.
Weiterentwicklung und Verbesserung unserer Leistungen
Wir können technische Informationen und anonymisierte bzw. aggregierte Daten nutzen, um die Funktionen, Sicherheit und Nutzerfreundlichkeit von CleverApprove weiterzuentwickeln.
Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen
Wir verarbeiten Daten, soweit dies zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen erforderlich ist, beispielsweise handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten.
CleverApprove ermöglicht es unseren Kunden, eigene Inhalte und personenbezogene Daten innerhalb der Plattform zu verarbeiten und Freigabeprozesse mit internen und externen Beteiligten durchzuführen.
Unsere Kunden können innerhalb eines Vorgangs weitere Personen hinzufügen und diesen abhängig von den vergebenen Berechtigungen unterschiedliche Rollen zuweisen. Dazu können insbesondere gehören:
Im Rahmen dieser Zusammenarbeit können personenbezogene Daten verarbeitet werden, insbesondere:
Darüber hinaus können Kunden über CleverApprove Dateien und Dokumente hochladen und verarbeiten. Diese Inhalte können beispielsweise enthalten:
Die in CleverApprove verarbeiteten Inhalte können je nach Nutzung durch den Kunden personenbezogene Daten, vertrauliche Informationen oder besondere Kategorien personenbezogener Daten gemäß Art. 9 DSGVO enthalten.
Die Zitouni GmbH verarbeitet diese Daten ausschließlich, um die Funktionen von CleverApprove bereitzustellen, insbesondere:
Eine inhaltliche Auswertung der durch Kunden eingestellten Dateien und Informationen erfolgt nicht. Die Daten werden insbesondere nicht für eigene Werbezwecke verwendet und nicht zum Training von KI-Systemen genutzt.
Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt als Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO im Auftrag des jeweiligen Kunden. Der Kunde bleibt für die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung, die Auswahl der beteiligten Personen sowie die Vergabe von Zugriffsrechten verantwortlich.
Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt ausschließlich auf Grundlage der geltenden datenschutzrechtlichen Vorschriften, insbesondere der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).
Je nach Art und Zweck der Verarbeitung erfolgt die Verarbeitung auf folgenden Rechtsgrundlagen:
Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit dies für die Durchführung eines Vertragsverhältnisses mit unseren Kunden erforderlich ist.
Dies betrifft insbesondere:
Dies gilt auch für vorvertragliche Maßnahmen, beispielsweise bei Anfragen zu unseren Leistungen oder bei der Vorbereitung eines Vertragsabschlusses.
Eine Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO, soweit wir aufgrund gesetzlicher Verpflichtungen hierzu verpflichtet sind.
Dies betrifft insbesondere:
Soweit erforderlich, verarbeiten wir personenbezogene Daten gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO zur Wahrung unserer berechtigten Interessen oder der berechtigten Interessen Dritter.
Unsere berechtigten Interessen umfassen insbesondere:
Dabei berücksichtigen wir stets die Rechte und Interessen der betroffenen Personen und führen die Verarbeitung nur durch, soweit keine überwiegenden Interessen entgegenstehen.
Soweit eine Verarbeitung personenbezogener Daten auf einer Einwilligung beruht, erfolgt diese gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.
Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt hiervon unberührt.
Dies kann insbesondere relevant sein, wenn künftig optionale Dienste oder Funktionen eingesetzt werden, für die eine Einwilligung erforderlich ist.
Personenbezogene Daten, die unsere Kunden innerhalb von CleverApprove einstellen oder im Rahmen ihrer eigenen Freigabeprozesse verarbeiten, werden durch die Zitouni GmbH grundsätzlich als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO verarbeitet.
Die Entscheidung über den Zweck und die Rechtsgrundlage dieser Verarbeitung trifft der jeweilige Kunde als Verantwortlicher.
Der Kunde ist insbesondere dafür verantwortlich, sicherzustellen, dass:
Im Rahmen der Bereitstellung und Nutzung von CleverApprove können unterschiedliche Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet werden. Welche Daten konkret verarbeitet werden, hängt davon ab, welche Funktionen genutzt werden und welche Inhalte unsere Kunden innerhalb der Plattform einstellen.
Im Rahmen der Nutzung unserer Website, der Registrierung sowie der Verwaltung von Kundenkonten können insbesondere folgende personenbezogene Daten verarbeitet werden:
Stammdaten und Kontaktdaten
Hierzu gehören insbesondere:
Konto- und Zugangsdaten
Hierzu gehören insbesondere:
Vertrags- und Zahlungsdaten
Hierzu gehören insbesondere:
Zahlungsdaten werden im Rahmen der Zahlungsabwicklung über eingesetzte Zahlungsdienstleister verarbeitet.
Bei der Nutzung von CleverApprove können technische Informationen verarbeitet werden, die für den Betrieb, die Sicherheit und die Weiterentwicklung der Plattform erforderlich sind.
Hierzu gehören insbesondere:
Darüber hinaus können Aktivitäten innerhalb der Plattform dokumentiert werden, beispielsweise:
Diese Daten dienen insbesondere der Sicherheit, Nachvollziehbarkeit und ordnungsgemäßen Funktion der Plattform.
CleverApprove ermöglicht Kunden, digitale Prüf- und Freigabeprozesse mit internen und externen Beteiligten durchzuführen.
Dabei können Kunden insbesondere folgende personenbezogene Daten innerhalb der Plattform verarbeiten:
Unsere Kunden können innerhalb von CleverApprove Dateien und Inhalte zur Prüfung, Abstimmung und Freigabe bereitstellen.
Hierzu können insbesondere gehören:
Die Inhalte können personenbezogene Daten enthalten, beispielsweise Namen, Kontaktdaten oder andere Informationen über natürliche Personen.
Je nach Einsatzbereich des Kunden können die hochgeladenen Inhalte auch besondere Kategorien personenbezogener Daten gemäß Art. 9 DSGVO oder sonstige vertrauliche Informationen enthalten.
Die Zitouni GmbH nimmt keine Auswahl oder Bestimmung dieser Inhalte vor. Der jeweilige Kunde entscheidet selbst, welche Daten innerhalb von CleverApprove verarbeitet werden.
Wenn Kunden oder Interessenten mit uns Kontakt aufnehmen, beispielsweise über E-Mail oder Supportkanäle, können folgende Daten verarbeitet werden:
Diese Daten werden ausschließlich zur Bearbeitung der jeweiligen Anfrage und zur Kommunikation mit dem Nutzer verwendet.
Beim Besuch unserer Website unter www.cleverapprove.com werden durch den Webserver automatisch Informationen verarbeitet, die Ihr Browser an unseren Server übermittelt.
Diese Daten sind technisch erforderlich, um die Website bereitzustellen, die Stabilität und Sicherheit des Systems zu gewährleisten sowie mögliche Fehler oder Angriffe erkennen zu können.
Zu den verarbeiteten Daten können insbesondere gehören:
Eine Zusammenführung dieser Daten mit anderen Datenquellen erfolgt grundsätzlich nicht.
Die Verarbeitung der Server-Logdaten erfolgt insbesondere zu folgenden Zwecken:
Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht darin, eine sichere, stabile und funktionsfähige Website sowie eine zuverlässige Bereitstellung unserer Dienste zu gewährleisten.
Die technische Infrastruktur von CleverApprove wird ausschließlich auf Servern in Deutschland betrieben. Die Verarbeitung der beim Besuch unserer Website anfallenden technischen Daten erfolgt daher innerhalb Deutschlands, soweit keine ausdrücklich beschriebenen externen Dienste eingesetzt werden.
Die Server-Logdaten werden nur so lange gespeichert, wie dies für die genannten Zwecke erforderlich ist, und anschließend gelöscht oder anonymisiert, sofern keine gesetzlichen Verpflichtungen oder berechtigten Interessen eine längere Speicherung erfordern.
Unsere Website und die CleverApprove-Plattform verwenden ausschließlich technisch notwendige Cookies und vergleichbare Technologien, die für den sicheren und ordnungsgemäßen Betrieb erforderlich sind.
Cookies sind kleine Textdateien, die auf Ihrem Endgerät gespeichert werden und bestimmte technische Informationen enthalten können. Sie ermöglichen unter anderem die Wiedererkennung einer Sitzung und die Bereitstellung bestimmter Funktionen.
Wir verwenden Cookies insbesondere für folgende Zwecke:
Die eingesetzten Cookies enthalten keine Informationen, die zu Werbezwecken ausgewertet werden. Eine Analyse des Nutzungsverhaltens zu Marketing- oder Trackingzwecken findet nicht statt.
Da diese Cookies für die Bereitstellung der von Ihnen ausdrücklich gewünschten Dienste und Funktionen technisch erforderlich sind, ist für deren Einsatz keine Einwilligung erforderlich.
Die Rechtsgrundlage für den Einsatz technisch notwendiger Cookies ergibt sich aus § 25 Abs. 2 Nr. 2 Telekommunikation-Digitale-Dienste-Datenschutz-Gesetz (TDDDG) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht in der sicheren und funktionsfähigen Bereitstellung unserer Website und der CleverApprove-Plattform.
Eine Nutzung von Analyse-, Statistik-, Marketing- oder Trackingdiensten erfolgt derzeit nicht.
Für die Nutzung von CleverApprove durch Kunden und deren interne Nutzer ist die Erstellung eines Benutzerkontos erforderlich. Im Rahmen der Registrierung und Verwaltung eines Benutzerkontos verarbeiten wir personenbezogene Daten, die für die Bereitstellung und Nutzung der Plattform erforderlich sind.
Bei der Registrierung können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:
Diese Daten werden verarbeitet, um:
Die Verarbeitung erfolgt zur Durchführung des Vertragsverhältnisses gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
CleverApprove ermöglicht es Kunden, interne Nutzer innerhalb ihrer Organisation zu verwalten und Zusammenarbeit innerhalb der Plattform zu organisieren.
Dabei können beispielsweise unterschiedliche Rollen und Berechtigungen vergeben werden, insbesondere:
Zur Verwaltung dieser Nutzer können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:
Die Vergabe von Rollen und Berechtigungen erfolgt durch den jeweiligen Kunden. Dieser ist verantwortlich dafür, welche Personen Zugriff auf seine Inhalte und Vorgänge erhalten.
CleverApprove ermöglicht es Kunden, externe Personen zur Prüfung oder Freigabe von Vorgängen einzuladen, ohne dass diese ein eigenes Benutzerkonto bei CleverApprove erstellen müssen.
Hierzu können Kunden beispielsweise Kunden, Geschäftspartner, Auftraggeber oder sonstige externe Beteiligte als Prüfer oder Empfänger hinzufügen.
Für den Versand einer Freigabeanforderung können insbesondere folgende Daten der eingeladenen Person verarbeitet werden:
Diese Daten werden verarbeitet, um die Freigabeanforderung zu versenden, die eingeladene Person anzusprechen und den Zugriff auf den jeweiligen Vorgang zu ermöglichen.
Die eingeladene Person erhält einen individuellen Link per E-Mail, über den sie den zugehörigen Vorgang aufrufen und – abhängig von den durch den Kunden festgelegten Berechtigungen – beispielsweise:
kann.
Für externe Prüfer wird kein separates Benutzerkonto angelegt. Der Zugriff beschränkt sich auf den jeweils freigegebenen Vorgang.
Der jeweilige Kunde ist verantwortlich für:
Zur Sicherstellung eines sicheren Plattformbetriebs können technische Informationen im Zusammenhang mit Benutzerkonten verarbeitet werden, insbesondere:
Passwörter werden ausschließlich in technisch geeigneter Form gespeichert und nicht im Klartext verarbeitet.
Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt zur Gewährleistung der Sicherheit und Stabilität von CleverApprove auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Benutzerkonten werden gelöscht, wenn sie nicht mehr benötigt werden oder das Vertragsverhältnis beendet wurde, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder berechtigten Interessen einer Löschung entgegenstehen.
Daten von externen Empfängern und Prüfern werden entsprechend der Nutzung des jeweiligen Vorgangs sowie den Einstellungen und Vorgaben des Kunden verarbeitet und gelöscht.
Die Löschung von Inhalten und Vorgängen richtet sich nach den vertraglichen Vereinbarungen sowie den Einstellungen des jeweiligen Kunden.
CleverApprove ist eine SaaS-Plattform zur digitalen Erstellung, Verwaltung und Durchführung von Prüf- und Freigabeprozessen.
Kunden können innerhalb der Plattform Vorgänge erstellen, Dateien bereitstellen, interne und externe Personen einbinden sowie Prüfungen und Freigaben nachvollziehbar dokumentieren.
Die dabei verarbeiteten Inhalte und personenbezogenen Daten werden ausschließlich zur Bereitstellung der von CleverApprove angebotenen Funktionen verarbeitet.
Kunden können innerhalb von CleverApprove Freigabeanforderungen erstellen und daran beteiligte Personen einbinden.
Dabei können insbesondere folgende Informationen verarbeitet werden:
Diese Daten dienen der Durchführung, Verwaltung und nachvollziehbaren Dokumentation von Prüf- und Freigabeprozessen.
Kunden können über CleverApprove Dateien und Dokumente zur Prüfung und Freigabe hochladen.
Hierzu können beispielsweise gehören:
Die hochgeladenen Inhalte können personenbezogene Daten enthalten, beispielsweise Namen, Kontaktdaten oder sonstige Informationen über natürliche Personen.
Abhängig vom jeweiligen Einsatzbereich des Kunden können Dateien auch vertrauliche Informationen oder besondere Kategorien personenbezogener Daten gemäß Art. 9 DSGVO enthalten.
Die Zitouni GmbH nimmt keine Auswahl oder inhaltliche Bewertung der durch Kunden eingestellten Dateien vor. Der Kunde entscheidet selbst, welche Inhalte verarbeitet werden.
CleverApprove ermöglicht die Zusammenarbeit verschiedener Beteiligter innerhalb eines Freigabeprozesses.
Kunden können abhängig von ihren Anforderungen interne Nutzer sowie externe Empfänger einbinden.
Interne Nutzer können beispielsweise als Ersteller, Bearbeiter oder weitere Beteiligte innerhalb der Organisation des Kunden tätig sein.
Externe Prüfer oder Empfänger erhalten keinen eigenen Benutzeraccount bei CleverApprove. Sie erhalten bei einer Einladung eine E-Mail mit einem individuellen Link, über den sie ausschließlich auf den jeweiligen freigegebenen Vorgang zugreifen können.
Dabei können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:
Der Kunde ist dafür verantwortlich, dass die eingeladenen Personen berechtigt sind, die jeweiligen Inhalte einzusehen oder zu bearbeiten.
Im Rahmen eines Freigabeprozesses können Beteiligte Kommentare, Anmerkungen oder sonstige Rückmeldungen hinterlassen.
Darüber hinaus können Freigabeentscheidungen und Bearbeitungsschritte dokumentiert werden, beispielsweise:
Diese Informationen dienen ausschließlich der Zusammenarbeit, Dokumentation und Nachvollziehbarkeit innerhalb des jeweiligen Vorgangs.
CleverApprove kann Informationen zu verschiedenen Versionen und Bearbeitungsschritten innerhalb eines Vorgangs speichern.
Hierzu können insbesondere gehören:
Die Speicherung dieser Informationen ermöglicht eine nachvollziehbare Dokumentation von Prüf- und Freigabeprozessen.
CleverApprove verfügt über eine Archivierungsfunktion für abgeschlossene oder nicht mehr aktiv bearbeitete Vorgänge.
Kunden können festlegen, wann Vorgänge archiviert werden. Die Archivierung kann:
Sofern der Kunde keine abweichenden Einstellungen vornimmt, beträgt die standardmäßige Archivierungsdauer90 Tage.
Während der Archivierungsphase bleiben die zugehörigen Daten gespeichert und entsprechend den Berechtigungen des Kunden verfügbar.
Nach Ablauf der festgelegten Archivierungsdauer werden die archivierten Daten automatisch gelöscht, sofern keine gesetzlichen Verpflichtungen oder sonstigen berechtigten Gründe einer Löschung entgegenstehen.
Der Kunde bleibt verantwortlich für die Festlegung geeigneter Archivierungs- und Löschfristen für seine eigenen Prozesse.
Die Zitouni GmbH verarbeitet Kundeninhalte ausschließlich zur technischen Bereitstellung von CleverApprove und zur Durchführung der vom Kunden gewünschten Freigabeprozesse.
Eine Nutzung von Kundeninhalten zu eigenen Zwecken erfolgt nicht. Insbesondere werden Kundeninhalte nicht:
Die Verarbeitung erfolgt als Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO im Auftrag des jeweiligen Kunden.
Der Kunde bleibt Verantwortlicher für die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung, die Auswahl der Inhalte sowie die Berechtigung der beteiligten Personen.
CleverApprove versendet im Rahmen der Nutzung der Plattform verschiedene automatisierte E-Mails, die für die Bereitstellung und Nutzung der Funktionen erforderlich sind.
Hierzu gehören insbesondere:
Wenn ein Kunde eine Freigabeanforderung an eine interne oder externe Person versendet, verarbeitet CleverApprove die hierfür erforderlichen Empfängerdaten.
Dies kann insbesondere umfassen:
Die Daten werden ausschließlich verwendet, um die Freigabeanforderung zu versenden und den Zugriff auf den vorgesehenen Vorgang zu ermöglichen.
Der Kunde ist dafür verantwortlich, dass die Weitergabe und Verarbeitung der Empfängerdaten rechtmäßig erfolgt.
Für die Verwaltung von Benutzerkonten und die technische Bereitstellung von CleverApprove können weitere E-Mails versendet werden, beispielsweise:
Diese Nachrichten dienen ausschließlich der Vertragserfüllung, der Sicherheit und der ordnungsgemäßen Nutzung der Plattform.
Für den Versand automatisierter E-Mails setzen wir einen technischen Dienstleister ein.
Der Versand der transaktionalen E-Mails erfolgt über:
**Mailjet GmbH, **Alt Moabit 2, 10557 Berlin, Deutschland
Mailjet ist ein Anbieter für den Versand elektronischer Nachrichten und unterstützt uns bei der technischen Zustellung von System- und Benachrichtigungs-E-Mails.
Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich zum Zweck des E-Mail-Versands und auf Grundlage einer vertraglichen Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO.
Der technische Dienstleister erhält nur diejenigen Daten, die für die Zustellung der jeweiligen Nachricht erforderlich sind.
Die über CleverApprove versendeten System- und Benachrichtigungs-E-Mails dienen ausschließlich der Bereitstellung der Plattformfunktionen.
Eine Nutzung dieser E-Mail-Adressen für eigene Werbezwecke erfolgt nicht, sofern keine gesonderte Einwilligung hierfür vorliegt.
Für den technischen Betrieb und die Bereitstellung von CleverApprove setzen wir technische Dienstleister ein, die die erforderliche Server- und Systeminfrastruktur bereitstellen.
Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt ausschließlich im Rahmen der Bereitstellung, Wartung und Sicherstellung des Betriebs der CleverApprove-Plattform.
Der technische Betrieb von CleverApprove erfolgt über unseren technischen Dienstleister:
ServiceSystems, Christian van de Velde, Auf der Wurth 3, 26969 Butjadingen, Deutschland
Dieser stellt die technische Infrastruktur sowie die erforderlichen Serversysteme für den Betrieb der Plattform bereit.
Die hierfür eingesetzten Server (Hostinganbieter Hetzner Online GmbH) befinden sich ausschließlich in Deutschland.
Die technische Infrastruktur wird insbesondere für folgende Zwecke genutzt:
Technische Dienstleister erhalten Zugriff auf personenbezogene Daten ausschließlich, soweit dies für die Erbringung ihrer Leistungen erforderlich ist.
Der Zugriff erfolgt insbesondere zur:
Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage geeigneter vertraglicher Vereinbarungen gemäß Art. 28 DSGVO.
Technische Dienstleister sind verpflichtet, personenbezogene Daten ausschließlich entsprechend den dokumentierten Weisungen zu verarbeiten und geeignete technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz der Daten umzusetzen.
Die Speicherung und Verarbeitung der Daten innerhalb der CleverApprove-Infrastruktur erfolgt ausschließlich auf Servern in Deutschland.
Eine Speicherung von Kundendaten und hochgeladenen Dateien auf Servern außerhalb Deutschlands erfolgt durch die CleverApprove-Infrastruktur nicht.
Zu beachten ist jedoch, dass Kunden Freigabeanforderungen an externe Empfänger senden können. Wenn diese Empfänger die bereitgestellten Inhalte über eigene Systeme oder Geräte abrufen, kann eine weitere Verarbeitung der Daten außerhalb Deutschlands oder außerhalb der Europäischen Union stattfinden, beispielsweise durch die eigenen E-Mail- oder IT-Systeme des Empfängers.
Auf diese Verarbeitung durch Empfänger oder deren Dienstleister hat die Zitouni GmbH keinen Einfluss.
Neben der Hosting-Infrastruktur können weitere technische Dienstleister eingesetzt werden, soweit dies für den Betrieb von CleverApprove erforderlich ist.
Hierzu gehören insbesondere:
Eine Übersicht der eingesetzten Dienstleister und deren Verarbeitungstätigkeiten kann Bestandteil der Informationen zu unseren Unterauftragsverarbeitern sein.
Für die Abwicklung von kostenpflichtigen Abonnements und Zahlungen setzen wir einen externen Zahlungsdienstleister ein.
Die Zahlungsabwicklung für CleverApprove erfolgt über:
Stripe Payments Europe Limited
Stripe verarbeitet Zahlungsdaten im Rahmen der Durchführung von Zahlungen, der Verwaltung von Abonnements sowie der Abwicklung von Zahlungsvorgängen.
Zu den durch Stripe verarbeiteten Daten können insbesondere gehören:
Kreditkarten- oder andere Zahlungsdaten werden nicht vollständig durch die Zitouni GmbH gespeichert oder verarbeitet. Die Verarbeitung dieser Zahlungsdaten erfolgt direkt durch Stripe im Rahmen der Zahlungsabwicklung.
Die Verarbeitung erfolgt insbesondere zu folgenden Zwecken:
Nach erfolgreicher Zahlung werden Rechnungen automatisiert an die vom Kunden hinterlegte E-Mail-Adresse versendet.
Die Verarbeitung erfolgt zur Durchführung des Vertragsverhältnisses gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen, insbesondere handels- und steuerrechtlicher Anforderungen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.
Stripe verarbeitet bestimmte Zahlungsdaten als eigenständig Verantwortlicher im Rahmen der Zahlungsabwicklung. Für die Verarbeitung durch Stripe gelten ergänzend die Datenschutzbestimmungen von Stripe.
Soweit Stripe im Rahmen der Zahlungsabwicklung als Dienstleister für uns tätig wird, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage geeigneter vertraglicher Vereinbarungen.
Die Speicherung und Verarbeitung von Kundendaten innerhalb der CleverApprove-Infrastruktur erfolgt ausschließlich auf Servern in Deutschland.
Eine Übermittlung von Kundendaten oder hochgeladenen Dateien durch die CleverApprove-Infrastruktur in Staaten außerhalb der Europäischen Union (EU) oder des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) findet grundsätzlich nicht statt.
Eine Verarbeitung personenbezogener Daten in Drittländern kann jedoch in bestimmten Fällen nicht vollständig ausgeschlossen werden.
Dies kann insbesondere folgende Situationen betreffen:
Kunden können Freigabeanforderungen an externe Personen senden, die möglicherweise eigene IT-Systeme oder E-Mail-Dienste nutzen, deren Server sich außerhalb der EU oder des EWR befinden.
Wenn ein Empfänger einen von CleverApprove bereitgestellten Freigabelink nutzt oder die per E-Mail übermittelten Informationen verarbeitet, kann eine Verarbeitung personenbezogener Daten durch die Systeme des Empfängers oder dessen Dienstleister außerhalb der EU erfolgen.
Auf diese Verarbeitung durch den jeweiligen Empfänger oder dessen eingesetzte Dienste hat die Zitouni GmbH keinen Einfluss.
Der Kunde ist dafür verantwortlich, die Rechtmäßigkeit der Weitergabe von Daten an die von ihm ausgewählten Empfänger sicherzustellen.
Bei einzelnen von uns eingesetzten Dienstleistern kann aufgrund deren Unternehmensstruktur oder technischer Infrastruktur eine Verarbeitung in Drittländern möglich sein.
Soweit eine Übermittlung personenbezogener Daten in Drittländer erfolgt, stellen wir sicher, dass die Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO eingehalten werden.
Hierzu können insbesondere folgende geeignete Garantien eingesetzt werden:
Informationen zu den eingesetzten Dienstleistern und den jeweiligen Datenschutzgrundlagen können den Angaben zu unseren technischen Dienstleistern und Unterauftragsverarbeitern entnommen werden.
Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für die jeweiligen Verarbeitungszwecke erforderlich ist oder gesetzliche Verpflichtungen eine längere Speicherung vorsehen.
Die konkrete Speicherdauer richtet sich nach der Art der Daten und der Nutzung von CleverApprove.
Benutzerkontodaten werden gespeichert, solange das Benutzerkonto besteht und für die Bereitstellung von CleverApprove erforderlich ist.
Nach Beendigung des Vertragsverhältnisses oder Löschung eines Kontos werden die zugehörigen Daten gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder berechtigten Gründe einer weiteren Speicherung entgegenstehen.
Die von Kunden innerhalb von CleverApprove erstellten Vorgänge, Dateien, Kommentare, Freigaben und zugehörigen Informationen werden gespeichert, solange dies für die Nutzung der Plattform und die vom Kunden vorgesehenen Prozesse erforderlich ist.
Der Kunde kann die Verwaltung der Archivierung seiner Vorgänge über die entsprechenden Einstellungen von CleverApprove steuern.
CleverApprove verfügt über eine Archivierungsfunktion für abgeschlossene oder nicht mehr aktiv bearbeitete Vorgänge.
Der Kunde kann festlegen, wann Vorgänge archiviert werden:
Sofern keine abweichende Einstellung vorgenommen wird, beträgt die Standarddauer der Archivierung 90 Tage.
Nach Ablauf der festgelegten Archivierungsdauer werden die archivierten Daten automatisch gelöscht, sofern keine gesetzlichen Verpflichtungen oder sonstigen berechtigten Gründe einer Löschung entgegenstehen.
Zur Sicherstellung der Verfügbarkeit und Wiederherstellbarkeit des Systems werden regelmäßig technische Sicherungskopien erstellt.
Backups dienen ausschließlich:
Daten, die aus dem aktiven System gelöscht wurden, können für einen begrenzten Zeitraum noch in bestehenden Sicherungskopien enthalten sein.
Die Löschung aus Sicherungskopien erfolgt im Rahmen der regulären Backup-Rotation und technischen Löschprozesse.
Ein Zugriff auf Backup-Daten erfolgt ausschließlich, soweit dies für Wiederherstellungszwecke, technische Wartung oder Sicherheitsmaßnahmen erforderlich ist.
Soweit Daten gesetzlichen Aufbewahrungspflichten unterliegen, insbesondere steuer- oder handelsrechtliche Unterlagen wie Rechnungen und Zahlungsnachweise, werden diese für die gesetzlich vorgeschriebenen Zeiträume gespeichert.
Diese Daten werden ausschließlich zur Erfüllung der jeweiligen gesetzlichen Verpflichtungen verarbeitet und nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen gelöscht.
Der Kunde kann innerhalb der verfügbaren Funktionen von CleverApprove Daten löschen oder deren Archivierung steuern.
Der Kunde bleibt dafür verantwortlich, geeignete Lösch- und Aufbewahrungsfristen für die von ihm verarbeiteten personenbezogenen Daten festzulegen und einzuhalten.
Zum Schutz personenbezogener Daten setzen wir geeignete technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs) gemäß Art. 32 DSGVO ein.
Die Maßnahmen dienen insbesondere dazu, personenbezogene Daten vor unberechtigtem Zugriff, Verlust, Veränderung oder unzulässiger Verarbeitung zu schützen und ein angemessenes Sicherheitsniveau entsprechend dem Risiko der Verarbeitung sicherzustellen.
Zu den umgesetzten Maßnahmen gehören insbesondere:
Die Kommunikation zwischen Nutzern und der CleverApprove-Plattform erfolgt über verschlüsselte Verbindungen.
Dadurch werden Daten während der Übertragung vor unberechtigtem Zugriff geschützt.
Der Zugriff auf Daten und Funktionen von CleverApprove erfolgt über ein rollen- und berechtigungsbasiertes Zugriffssystem.
Dabei wird sichergestellt, dass:
Zum Schutz von Benutzerkonten werden geeignete Sicherheitsmaßnahmen eingesetzt.
Hierzu gehören insbesondere:
Die technische Infrastruktur von CleverApprove wird auf Servern in Deutschland betrieben.
Zum Schutz der Infrastruktur werden insbesondere Maßnahmen umgesetzt für:
Technische Dienstleister erhalten Zugriff auf personenbezogene Daten nur, soweit dies für den Betrieb, die Wartung oder die technische Unterstützung erforderlich ist.
Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage geeigneter vertraglicher Vereinbarungen und unter Berücksichtigung der Anforderungen der DSGVO.
Technische und organisatorische Maßnahmen werden regelmäßig überprüft und entsprechend der technischen Entwicklung sowie den Anforderungen an den Schutz personenbezogener Daten weiterentwickelt.
Eine vollständige Sicherheit von Datenübertragungen oder IT-Systemen kann technisch nicht garantiert werden. Wir treffen jedoch angemessene Maßnahmen, um das Risiko einer unbefugten Verarbeitung oder eines Datenverlusts zu reduzieren.
Bei der Nutzung von CleverApprove verarbeiten unsere Kunden innerhalb der Plattform personenbezogene Daten ihrer eigenen Kunden, Mitarbeiter, Geschäftspartner oder sonstiger beteiligter Personen.
Hierzu können insbesondere gehören:
Für diese Daten ist grundsätzlich der jeweilige Kunde von CleverApprove der Verantwortliche im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung.
Die Zitouni GmbH verarbeitet diese Daten ausschließlich im Auftrag des Kunden und zur Bereitstellung der CleverApprove-Dienste.
Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags gemäß Art. 28 DSGVO.
Der Auftragsverarbeitungsvertrag regelt insbesondere:
Die Zitouni GmbH verarbeitet personenbezogene Daten der Kunden ausschließlich nach dokumentierten Weisungen des jeweiligen Kunden.
Eine Nutzung der durch Kunden eingestellten Inhalte für eigene Zwecke findet nicht statt.
Insbesondere werden Kundendaten nicht:
Zur Bereitstellung von CleverApprove können technische Dienstleister eingesetzt werden, die Leistungen als Unterauftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO erbringen.
Hierzu gehören insbesondere:
Die Einbindung von Unterauftragsverarbeitern erfolgt nur, wenn diese geeignete Garantien für den Schutz personenbezogener Daten bieten und entsprechende vertragliche Vereinbarungen bestehen.
Eine aktuelle Übersicht der eingesetzten Unterauftragsverarbeiter kann Bestandteil der Vertrags- und Datenschutzinformationen von CleverApprove sein.
Der Kunde bleibt verantwortlich für:
Die Zitouni GmbH unterstützt den Kunden im Rahmen der vertraglichen Vereinbarungen und der technischen Möglichkeiten von CleverApprove bei der Erfüllung seiner datenschutzrechtlichen Pflichten.
Betroffene Personen haben nach der Datenschutz-Grundverordnung verschiedene Rechte hinsichtlich der Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten.
Soweit die Zitouni GmbH personenbezogene Daten als Verantwortlicher verarbeitet, beispielsweise im Zusammenhang mit der Website, der Registrierung eines eigenen Benutzerkontos oder der Vertragsverwaltung, können betroffene Personen ihre Datenschutzrechte direkt gegenüber der Zitouni GmbH geltend machen.
Dies umfasst insbesondere folgende Rechte:
Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)
Betroffene Personen haben das Recht, Auskunft darüber zu erhalten, ob und welche personenbezogenen Daten über sie verarbeitet werden.
Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
Betroffene Personen können die Berichtigung unrichtiger oder die Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten verlangen.
Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)
Betroffene Personen können unter den gesetzlichen Voraussetzungen die Löschung ihrer personenbezogenen Daten verlangen.
Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
Betroffene Personen können unter bestimmten Voraussetzungen die Einschränkung der Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten verlangen.
Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
Betroffene Personen haben unter den gesetzlichen Voraussetzungen das Recht, personenbezogene Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten oder deren Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen.
Recht auf Widerspruch (Art. 21 DSGVO)
Betroffene Personen können der Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten widersprechen, sofern die gesetzlichen Voraussetzungen hierfür erfüllt sind.
Widerruf einer Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)
Soweit eine Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht, kann diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.
Personenbezogene Daten, die unsere Kunden innerhalb von CleverApprove verarbeiten, werden durch die Zitouni GmbH ausschließlich als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO verarbeitet.
In diesen Fällen ist der jeweilige Kunde von CleverApprove der Verantwortliche im Sinne der DSGVO.
Betroffene Personen wenden sich daher grundsätzlich an den jeweiligen Kunden, der die Daten innerhalb von CleverApprove verarbeitet.
Die Zitouni GmbH unterstützt Kunden im Rahmen der gesetzlichen Verpflichtungen und der vertraglichen Vereinbarungen bei der Bearbeitung solcher Anfragen, soweit dies erforderlich und technisch möglich ist.
Zur Ausübung von Datenschutzrechten können sich betroffene Personen an uns wenden:
Zitouni GmbH
Geschäftsführer: Nabil Zitouni
Hauptstr. 43
69190 Walldorf
Deutschland
E-Mail: support@cleverapprove.com
Wir prüfen jede Anfrage und bearbeiten sie entsprechend den gesetzlichen Vorgaben.
Unabhängig von anderen Rechtsbehelfen haben betroffene Personen das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren, wenn sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt.
Die Beschwerde kann insbesondere bei der für den Verantwortlichen zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde eingereicht werden.
CleverApprove führt keine automatisierten Entscheidungen im Sinne von Art. 22 DSGVO durch.
Insbesondere werden durch CleverApprove keine Entscheidungen getroffen, die für betroffene Personen rechtliche Wirkung entfalten oder sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigen.
Die Plattform dient ausschließlich der technischen Unterstützung von Prüf- und Freigabeprozessen. Entscheidungen über Freigaben, Ablehnungen oder sonstige Bewertungen werden durch die jeweils beteiligten Personen getroffen.
Eine automatisierte Bewertung, Analyse oder Erstellung von Persönlichkeitsprofilen (Profiling) findet nicht statt.
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