Conditions générales d’utilisation

§ 1 Champ d’application

1. Les présentes Conditions générales d’utilisation (CGU) s’appliquent à tous les contrats relatifs à l’utilisation de la plateforme Software-as-a-Service (SaaS) CleverApprove conclus entre Zitouni GmbH (ci-après le « Fournisseur ») et ses clients.
2. Le fournisseur de CleverApprove est :

Zitouni GmbH
Hauptstr. 43
69190 Walldorf
Allemagne

Gérant : Nabil Zitouni

Téléphone : +49 6227 3990120
E-mail : support@cleverapprove.com

Registre du commerce : Amtsgericht Mannheim
Numéro d’immatriculation : HRB 717461

1. L’offre CleverApprove s’adresse notamment aux entreprises, travailleurs indépendants, professions libérales, administrations, associations et autres organisations. L’utilisation par des consommateurs n’est pas prévue.
2. Les conditions générales du client qui diffèrent des présentes CGU, qui leur sont contraires ou qui les complètent ne s’appliquent que si le Fournisseur a expressément accepté leur validité.
3. La version des présentes CGU en vigueur au moment de la conclusion du contrat est applicable.

§ 2 Objet du contrat

1. Avec CleverApprove, le Fournisseur met à la disposition du client une plateforme Software-as-a-Service basée sur le cloud permettant de créer, gérer et réaliser numériquement des processus de validation et de contrôle via Internet.
2. CleverApprove accompagne le client dans l’organisation, la réalisation et la documentation des processus de validation. À cette fin, des fichiers et documents peuvent notamment être téléchargés, partagés, contrôlés, commentés et validés.
3. Le Fournisseur met exclusivement à disposition la plateforme technique CleverApprove. Le client demeure seul responsable des contenus, données et documents qu’il ou ses utilisateurs mettent en ligne, ainsi que de leur légalité, exactitude et exhaustivité.
4. Le Fournisseur n’est pas tenu de vérifier la légalité, l’exactitude, l’exhaustivité ou l’éventuelle atteinte aux droits de tiers des contenus enregistrés par le client.
5. L’étendue concrète des fonctionnalités dépend de l’offre souscrite et de la description des services CleverApprove en vigueur.
6. Le Fournisseur développe continuellement CleverApprove et peut adapter certaines fonctionnalités, composants techniques ou interfaces utilisateur, à condition que la possibilité d’utilisation contractuellement convenue ne soit pas substantiellement limitée.
7. Le client n’acquiert aucun droit de propriété sur le logiciel. L’utilisation est exclusivement autorisée dans le cadre de l’étendue d’utilisation convenue et pendant la durée du contrat.

§ 3 Inscription et compte utilisateur

1. La création d’un compte utilisateur est une condition préalable à l’utilisation de CleverApprove.
2. Lors de son inscription, le client est tenu de fournir des informations complètes et exactes et de les mettre à jour en cas de modification.
3. Lorsque plusieurs personnes au sein d’une organisation utilisent CleverApprove, le client est responsable de la gestion des comptes utilisateurs et de l’attribution des droits d’accès.
4. Le client est tenu de conserver ses identifiants de connexion de manière confidentielle et de prendre les mesures appropriées pour empêcher tout accès non autorisé à son compte utilisateur.
5. Le client est responsable du respect des présentes CGU par lui-même et par ses utilisateurs lors de l’utilisation de CleverApprove.
6. Le Fournisseur est autorisé à restreindre temporairement ou à suspendre des comptes utilisateurs lorsqu’il existe des indices concrets d’une utilisation illégale, d’un risque pour la sécurité ou d’une violation grave des présentes CGU.

§ 4 Conclusion du contrat et période d’essai

1. L’inscription à CleverApprove s’effectue via le formulaire d’inscription en ligne disponible sur le site du Fournisseur. Une fois l’inscription terminée, le client peut commencer une période d’essai gratuite.
2. Le Fournisseur met CleverApprove gratuitement à disposition pendant une période de 14 jours. Pendant cette période d’essai, le client peut utiliser intégralement l’offre sélectionnée et les fonctionnalités qu’elle comprend.
3. Aucune information de paiement n’est requise pour commencer la période d’essai.
4. Pendant la période d’essai ou à son expiration, le client peut souscrire un abonnement payant. La facturation est effectuée par l’intermédiaire du prestataire de services de paiement Stripe utilisé par le Fournisseur.
5. Si aucun abonnement payant n’est souscrit à l’issue de la période d’essai, la possibilité d’utiliser CleverApprove prend automatiquement fin. Le client n’a ensuite plus accès aux données enregistrées dans CleverApprove.
6. Le Fournisseur est autorisé à supprimer les comptes utilisateurs et les données enregistrées à l’issue de la période d’essai lorsqu’aucune relation contractuelle payante n’existe. Il n’existe aucune obligation de conserver durablement les données provenant de comptes d’essai arrivés à expiration.

§ 5 Services de CleverApprove

1. Le Fournisseur met CleverApprove à la disposition du client en tant que plateforme web destinée à la réalisation et à la documentation de processus numériques de contrôle et de validation.
2. CleverApprove permet notamment au client :

• de mettre à disposition des fichiers et documents dans le cadre de processus de validation définis ;
• de soumettre des fichiers individuels ou des groupes de fichiers à un contrôle ;
• de demander la validation de fichiers individuels, de plusieurs fichiers ou de groupes de fichiers ;
• d’intégrer des contrôleurs ou d’autres personnes concernées aux processus ;
• de documenter les retours, changements de statut et décisions de validation.

1. Le contrôle et la validation sont effectués sur la base de la version du fichier ou du document mise à disposition dans CleverApprove. Les modifications apportées aux fichiers peuvent entraîner la création de nouvelles versions, qui peuvent être à nouveau contrôlées ou validées.
2. Le client peut configurer les processus de validation selon ses besoins. Il peut notamment définir les personnes impliquées, les validations requises, les options de statut, les délais de validation ainsi que les paramètres de visibilité et d’archivage des processus.
3. L’étendue de l’utilisation de CleverApprove dépend de l’offre souscrite. Selon l’offre, des limitations peuvent notamment s’appliquer à l’espace de stockage disponible, au nombre de demandes de validation possibles ainsi qu’au nombre de contrôleurs ou de destinataires pouvant être intégrés.
4. Le client est responsable du choix des personnes impliquées, de la conception de ses processus de validation ainsi que de l’évaluation du contenu et de la décision concernant les fichiers et documents.
5. L’étendue concrète des services dépend de l’offre souscrite et de la description des services CleverApprove en vigueur.
6. Le Fournisseur est autorisé à poursuivre le développement technique de CleverApprove, à adapter, améliorer ou modifier certaines fonctionnalités, à condition que la possibilité fondamentale d’utiliser le service ne soit pas substantiellement limitée.
7. CleverApprove sert exclusivement à l’assistance technique et à la documentation des processus de contrôle et de validation. La responsabilité du contenu des fichiers et documents ainsi que des contrôles et décisions techniques, juridiques ou commerciales incombe au client et aux personnes qu’il implique.

§ 6 Disponibilité, maintenance et développement

1. Le Fournisseur met CleverApprove à disposition conformément à l’état actuel de la technique et s’efforce d’assurer une utilisation du service aussi exempte de perturbations que possible.
2. Une disponibilité permanente et sans restriction de CleverApprove ne peut être garantie. Des limitations temporaires peuvent notamment résulter de travaux de maintenance, de mesures de sécurité, de perturbations techniques ou d’événements indépendants de la volonté du Fournisseur.
3. Le Fournisseur est autorisé à effectuer des travaux de maintenance, des mises à jour et des adaptations techniques de CleverApprove. Dans la mesure du possible, les travaux de maintenance planifiés sont annoncés de manière appropriée.
4. Le Fournisseur développe continuellement CleverApprove et peut procéder à des modifications, améliorations ou adaptations techniques, à condition que l’utilisation essentielle de l’offre souscrite n’en soit pas affectée.
5. Le Fournisseur peut développer, modifier ou supprimer certaines fonctionnalités lorsque cela est nécessaire pour des raisons techniques, de sécurité ou économiques, tout en tenant dûment compte des intérêts du client.

§ 7 Prix et conditions de paiement

1. L’utilisation de CleverApprove est payante, sauf lorsque le client utilise un compte d’essai gratuit ou bénéficie d’une autre possibilité d’utilisation gratuite.
2. Le montant de la rémunération dépend de l’offre choisie par le client et de la grille tarifaire CleverApprove en vigueur.
3. Les prix indiqués sur le site de CleverApprove incluent la TVA légale applicable.
4. CleverApprove peut proposer différentes offres et différents modèles tarifaires. Les prix peuvent notamment varier en fonction du forfait choisi, de l’étendue de l’utilisation et du mode de facturation sélectionné.
5. Selon l’offre choisie, la facturation peut être mensuelle ou annuelle. En cas de paiement annuel, un prix différent de celui du modèle de facturation mensuel peut s’appliquer.
6. Plusieurs unités d’utilisation distinctes (« Workspaces ») peuvent être créées et souscrites au sein d’un même compte client. Chaque Workspace peut être facturé en fonction de l’offre choisie et des conditions d’utilisation applicables.
7. La facturation est effectuée par l’intermédiaire du prestataire de services de paiement Stripe utilisé par le Fournisseur. Le client est tenu de fournir de manière complète et exacte les informations nécessaires au traitement des paiements et de les maintenir à jour.
8. La rémunération est exigible au début de la période de facturation concernée, sauf disposition contraire prévue dans l’offre concernée.
9. Après paiement, les factures sont transmises électroniquement au client par e-mail à l’adresse de facturation enregistrée.
10. Le Fournisseur est autorisé à modifier ses prix pour les futures périodes contractuelles. Les modifications de prix sont communiquées au client en temps utile avant le début de la prochaine période de facturation. Les périodes de facturation déjà en cours ne sont pas affectées par les modifications de prix.
11. Les prix et services applicables au contrat sont ceux en vigueur au moment de sa conclusion.

§ 8 Durée du contrat et résiliation

1. La durée du contrat dépend de l’offre choisie par le client et du mode de facturation sélectionné.
2. Les abonnements facturés mensuellement peuvent être résiliés par le client avec effet à la fin de la période de facturation concernée.
3. Les abonnements facturés annuellement ont une durée de douze mois et peuvent être résiliés avec effet à la fin de la période contractuelle concernée.
4. La résiliation peut être effectuée via les fonctionnalités mises à disposition par CleverApprove ou sous forme textuelle.
5. Si un abonnement n’est pas résilié dans les délais, il est renouvelé pour la durée convenue applicable, sauf disposition contraire prévue dans l’offre souscrite.
6. Le Fournisseur peut résilier le contrat pour motif grave. Constitue notamment un motif grave le fait que le client, malgré une demande, ne règle pas les sommes dues ou utilise CleverApprove en violation des présentes CGU ou de la loi.
7. À la fin du contrat, le droit d’utilisation de CleverApprove prend fin. Après la fin du contrat, le client perd l’accès aux fonctionnalités et aux données associées au compte ou au Workspace concerné, sauf accord contraire.
8. Les dispositions relatives à la suppression et à l’exportation des données après la fin du contrat résultent des dispositions relatives aux données clients et à la protection des données.

§ 9 Droits d’utilisation

1. Pour la durée du contrat, le Fournisseur accorde au client un droit simple, non transférable et non sous-licenciable d’utiliser CleverApprove dans les limites convenues.
2. Le droit d’utilisation est limité à l’utilisation prévue dans l’offre concernée par le client et les utilisateurs qu’il a autorisés.
3. Le client ne peut pas transmettre CleverApprove à des tiers, le louer, le vendre ou l’utiliser en dehors de l’étendue d’utilisation convenue.
4. Le client ne peut prendre aucune mesure visant à analyser, modifier ou reproduire sans autorisation le fonctionnement, les mécanismes de sécurité ou les fondements techniques de CleverApprove, dans la mesure où cela n’est pas expressément autorisé par la loi.
5. Tous les droits relatifs à CleverApprove, notamment les droits sur le logiciel, le code source, l’interface utilisateur, les concepts, les designs et les composants techniques, restent la propriété du Fournisseur.
6. Les droits sur les données, fichiers et documents mis en ligne par le client restent la propriété du client.

§ 10 Obligations du client

1. Le client est tenu d’utiliser CleverApprove uniquement conformément aux lois applicables et aux présentes CGU.
2. Le client est seul responsable de tous les contenus, fichiers, documents et autres données qu’il ou ses utilisateurs téléchargent, enregistrent ou traitent via CleverApprove.
3. Le client garantit disposer des droits nécessaires à l’utilisation et au traitement des contenus téléchargés et s’engage à ne pas porter atteinte aux droits de tiers, notamment aux droits d’auteur, droits de marque, droits relatifs à la protection des données ou droits de la personnalité.
4. Le client est responsable du choix des personnes participant aux processus de validation ainsi que de l’attribution et de la gestion des droits d’accès au sein de son compte ou de ses Workspaces.
5. Le client doit prendre les mesures appropriées pour protéger ses identifiants de connexion et empêcher tout accès non autorisé à CleverApprove.
6. Il est interdit au client d’utiliser CleverApprove à des fins illégales ou de télécharger des contenus contenant des logiciels malveillants ou susceptibles de compromettre la sécurité ou la disponibilité du service.
7. Le client est tenu d’informer immédiatement le Fournisseur s’il prend connaissance d’une utilisation non autorisée de son compte, d’un incident de sécurité ou d’une utilisation abusive de CleverApprove.

§ 11 Données clients et protection des données

1. Le client conserve les droits sur toutes les données, fichiers et documents qu’il ou ses utilisateurs mettent en ligne ou traitent via CleverApprove.
2. Le Fournisseur traite les données clients exclusivement aux fins de fournir, maintenir et développer CleverApprove ainsi que d’exécuter les services contractuels.
3. Le Fournisseur n’effectue aucun contrôle du contenu des données, fichiers ou documents enregistrés par le client. Le client reste seul responsable des contenus et de leur utilisation conforme à la loi.
4. Dans la mesure où le Fournisseur traite des données à caractère personnel pour le compte du client, ce traitement est effectué sur la base d’un accord de traitement des données conformément à l’art. 28 du RGPD.
5. Le Fournisseur met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les données traitées. Les détails sont précisés dans la politique de confidentialité et les informations complémentaires relatives à la protection des données de CleverApprove.
6. À la fin du contrat, les données clients sont supprimées conformément aux dispositions applicables, sauf obligation légale de conservation ou accord contraire.
7. Le client est lui-même responsable d’effectuer les sauvegardes et exportations nécessaires de ses données, dans la mesure où il n’utilise pas les fonctionnalités correspondantes de CleverApprove.

§ 12 Processus de validation et responsabilités

1. CleverApprove accompagne le client dans l’organisation, la réalisation et la documentation de processus numériques de contrôle et de validation.
2. Les validations, contrôles et changements de statut effectués via CleverApprove sont réalisés par le client ou par les contrôleurs et utilisateurs qu’il a invités.
3. Le client est seul responsable :

• du choix des contrôleurs et utilisateurs concernés ;
• de la définition des validations et options de statut requises ;
• de l’évaluation technique, juridique et du contenu des fichiers et documents ;
• des décisions résultant des validations ou refus.

1. CleverApprove documente les actions effectuées par les utilisateurs au sein de la plateforme, notamment les contrôles, changements de statut et validations. Cette documentation sert à assurer la traçabilité des processus réalisés par le client.
2. Le Fournisseur n’assume aucune responsabilité concernant le contenu des fichiers et documents traités via CleverApprove ni concernant les décisions prises sur la base des contrôles ou validations effectués.
3. Le client garantit que les contrôleurs et utilisateurs qu’il invite sont autorisés à participer aux processus de contrôle et de validation concernés.

§ 13 Exportation des données et fin du contrat

1. Le client peut exporter les données enregistrées dans CleverApprove, dans la mesure où des fonctionnalités d’exportation correspondantes sont disponibles, au moyen des fonctions prévues à cet effet.
2. Le client est lui-même responsable de sauvegarder et d’exporter ses données en temps utile.
3. CleverApprove peut mettre à disposition des fonctionnalités permettant au client de définir des paramètres relatifs à la conservation, à la visibilité, à l’archivage ou à la suppression des processus et des données.
4. Les données peuvent être supprimées conformément aux paramètres définis par le client ou en raison d’exigences techniques, contractuelles ou légales après l’expiration de certaines périodes.
5. Après la fin du contrat, il n’existe aucun droit à un accès permanent à CleverApprove ni à une conservation permanente des données clients.
6. Après la fin du contrat, le Fournisseur est autorisé à supprimer le compte client et les données qui y sont enregistrées après un délai transitoire raisonnable, sauf obligation légale de conservation.
7. La restauration de données déjà supprimées ne peut être garantie.

§ 14 Garantie et responsabilité

1. Le Fournisseur met CleverApprove à disposition conformément aux caractéristiques et fonctionnalités convenues. Le Fournisseur garantit que CleverApprove est adapté à l’utilisation contractuellement convenue.
2. Le Fournisseur s’efforce de remédier rapidement aux erreurs et limitations d’utilisation dont il est responsable.
3. Le Fournisseur est responsable sans limitation des dommages causés intentionnellement ou par négligence grave par le Fournisseur, ses représentants légaux ou ses auxiliaires d’exécution. Il en va de même pour les dommages résultant d’une atteinte à la vie, à l’intégrité physique ou à la santé ainsi que pour les responsabilités relevant de la législation allemande sur la responsabilité du fait des produits.
4. En cas de violation par simple négligence d’obligations contractuelles essentielles, le Fournisseur n’est responsable que des dommages typiquement prévisibles. Les obligations contractuelles essentielles sont celles dont l’exécution permet en premier lieu la bonne réalisation du contrat.
5. Le Fournisseur n’est pas responsable des contenus, fichiers, documents ou autres données traités par le client ou ses utilisateurs via CleverApprove. De même, le Fournisseur n’est pas responsable des décisions techniques, juridiques ou commerciales prises par le client ou ses contrôleurs sur la base des processus réalisés via CleverApprove.
6. Le Fournisseur n’est pas responsable des limitations ou interruptions de CleverApprove causées par des événements indépendants de sa volonté, notamment des perturbations des connexions Internet, des prestataires tiers ou des cas de force majeure.
7. Les droits légaux du client en cas de défaut restent inchangés.

§ 15 Garantie contre les réclamations de tiers

1. Le client garantit le Fournisseur contre les réclamations de tiers résultant du fait que le client ou ses utilisateurs mettent en ligne, traitent ou utilisent des contenus, fichiers, documents ou autres données via CleverApprove et portent ainsi atteinte aux droits de tiers.
2. Cette garantie couvre notamment les réclamations résultant de violations de droits d’auteur, de droits de marque, de droits relatifs à la protection des données ou d’autres droits de tiers.
3. Le Fournisseur informe immédiatement le client des réclamations de tiers formulées et lui permet, dans la mesure légalement possible, de participer à leur défense.
4. Cette garantie ne s’applique pas lorsque l’atteinte aux droits a été causée par un comportement du Fournisseur.

§ 16 Modifications des services et des CGU

1. Le Fournisseur développe continuellement CleverApprove et est autorisé à procéder à des modifications, améliorations ou adaptations techniques des fonctionnalités, à condition que l’utilisation conforme au contrat du service ne soit pas substantiellement affectée.
2. Le Fournisseur peut modifier, remplacer ou développer des fonctionnalités lorsque cela est nécessaire pour des raisons techniques, de sécurité ou opérationnelles.
3. Les modifications des présentes CGU sont communiquées au client en temps utile et sous une forme appropriée. Elles ne deviennent effectives que si elles sont raisonnablement acceptables pour le client et ne modifient pas substantiellement à son détriment les obligations contractuelles essentielles.
4. Si le client s’oppose à une modification des CGU dans un délai raisonnable, le Fournisseur est autorisé à résilier le contrat à la date d’entrée en vigueur de la modification.
5. La version actuelle des CGU est consultable sur le site Internet de CleverApprove.

§ 17 Confidentialité

1. Les parties s’engagent à traiter de manière confidentielle toutes les informations confidentielles dont elles ont connaissance dans le cadre de l’utilisation de CleverApprove et à ne les utiliser que pour l’exécution du contrat.
2. Sont notamment considérées comme confidentielles les informations techniques, commerciales ou organisationnelles qui ne sont pas connues du public.
3. L’obligation de confidentialité ne s’applique pas aux informations déjà connues du public, obtenues légalement auprès de tiers ou devant être divulguées en vertu d’obligations légales.
4. L’obligation de confidentialité demeure applicable après la fin du contrat.

§ 18 Dispositions finales

1. Le droit de la République fédérale d’Allemagne est applicable, à l’exclusion de la Convention des Nations unies sur les contrats de vente internationale de marchandises (CVIM).
2. Lorsque le client est un commerçant, une personne morale de droit public ou un patrimoine distinct de droit public, le tribunal compétent pour tout litige découlant de la relation contractuelle est celui du siège du Fournisseur.
3. Les modifications et compléments au contrat doivent être effectués sous forme textuelle, sauf si une forme plus stricte est prescrite par la loi.
4. Si une disposition des présentes CGU est ou devient totalement ou partiellement invalide, la validité des autres dispositions n’en sera pas affectée.